Synapsi

Il progetto

Synapsi è un gestionale per lavoratori autonomi e artigiani. Raccoglie in un'unica app desktop clienti, progetti, preventivi, fatture, ore, collaboratori, spese e pagamenti, e da questi dati ricava il bilancio e la previsione di cassa. Il ciclo di fatturazione è completo e arriva fino all'XML per la fatturazione elettronica. Ci sono poi due caratteristiche che lo distinguono da un gestionale normale. La prima è che ogni installazione gira interamente sul computer di chi la usa, backend, database e credenziali compresi, senza un server centrale. La seconda è che si può usare anche da un bot Telegram, con messaggi scritti o vocali, quindi senza aprire l'applicazione.

La parte difficile

Il bot interpreta messaggi vocali, quindi ogni tanto sbaglia. Il problema è che una registrazione sbagliata sembra identica a una giusta finché non la si va a controllare. Per questo ogni conferma del bot include uno screenshot della sezione in cui ha scritto, così si vede subito cosa è stato registrato, e un pulsante per annullare l'operazione.

Il pulsante compare solo sulle creazioni, ed è una scelta deliberata: annullare una creazione significa cancellare una riga appena inserita, mentre annullare una modifica richiederebbe di ricostruire lo stato precedente, che non viene salvato da nessuna parte. Le creazioni coprono comunque quasi tutto quello che il bot scrive, cioè ore, pagamenti, spese, clienti, progetti, preventivi e fatture. Per raccoglierle non serve che ogni handler dichiari cosa ha creato: un hook su SQLAlchemy osserva la sessione dell'operazione e registra le righe inserite, quindi anche le funzioni aggiunte in seguito risultano annullabili senza modifiche.

Un problema simile riguarda il bilancio. Essendo di cassa, considera solo i soldi effettivamente incassati, e questo fa sì che un utente che ha inserito tutto correttamente possa comunque vedere un totale diverso da quello che si aspetta guardando le fatture emesse. L'app quindi non si limita a mostrare il numero, ma prova a spiegare da dove nasce la differenza, elencando le voci che la compongono e gli errori di inserimento più comuni: preventivi accettati e mai fatturati, ore non fatturate, pagamenti non collegati a una fattura, fatture sovrapagate e preventivi fermi da troppo tempo.

Funzionalità principali

• Anagrafica di clienti, progetti e collaboratori, ciascuno con lo stato, le date e le tariffe che gli competono, e il saldo ancora aperto sempre in vista
• Ciclo attivo completo dal preventivo alla fattura, con PDF, XML per la fatturazione elettronica, ritenuta d'acconto, bollo virtuale e ricorrenze che si emettono da sole
• Ore di lavoro e incassi, con un accantonamento tasse suggerito su ogni pagamento ricevuto
• Spese registrate dalla foto di uno scontrino, di cui l'AI riconosce importo, fornitore, data e categoria
• Bilancio per categoria, crediti da incassare e previsione di cassa per finestra di scadenza, con report in PDF e un export per il commercialista
• Agenda delle scadenze, con i giorni di ritardo su quelle già passate, e ricerca globale su tutto l'archivio
• Bot Telegram che a voce o per iscritto consulta, crea e modifica qualsiasi dato, risponde a domande su bilancio e spese e ricorda le scadenze, allegando ogni volta lo screenshot della sezione di cui sta parlando
• Backup cifrati e automatici verso una cartella esterna a scelta, con ripristino guidato: la copia si riapre da sola sul computer di origine, altrove serve la password

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